Bart weekhout
De WBSO-administratie in Coronatijd
Leestijd 4 minuten
Zoals ieder jaar moet eind maart de realisatie van de WBSO in het voorgaande jaar worden gemeld. Waarschijnlijk heeft u onlangs de melding gedaan of bent u nu bezig om alle gegevens bij elkaar te zoeken. Dat is een mooie gelegenheid om eens goed te kijken hoe de WBSO-administratie efficiënt kan worden ingericht. Een volledige en overzichtelijke administratie is in deze tijd namelijk meer dan ooit van belang.
Waar moet de WBSO-administratie aan voldoen?
Kort gezegd moet de WBSO-administratie inzicht geven in de uitvoering van de WBSO-projecten. Omdat de WBSO-aanvraag gebaseerd is op een voorspelling, is het van belang om bij te houden of de werkzaamheden uit de aanvraag ook daadwerkelijk worden uitgevoerd. Er is geen verplichting om de administratie op te sturen naar RVO, maar hij moet wel zeven jaar lang beschikbaar zijn binnen het bedrijf.
Kort gezegd moet de WBSO-administratie inzicht geven in de uitvoering van de WBSO-projecten. Omdat de WBSO-aanvraag gebaseerd is op een voorspelling, is het van belang om bij te houden of de werkzaamheden uit de aanvraag ook daadwerkelijk worden uitgevoerd. Er is geen verplichting om de administratie op te sturen naar RVO, maar hij moet wel zeven jaar lang beschikbaar zijn binnen het bedrijf.
Urenadministratie
De urenadministratie moet inzicht geven in het aantal uur dat per persoon aan ieder WBSO-project is gewerkt. Dit is een logische eis, omdat het financiële voordeel is gebaseerd op het aantal ontwikkeluren. Toch is het voeren van een goede urenadministratie voor veel bedrijven lastig. Het kan zijn dat de WBSO-projecten niet één-op-één gelijk zijn aan de projecten binnen het bedrijf. Soms vallen projecten maar voor een deel binnen de definitie van Speur- en Ontwikkelingswerk (S&O-werk), of zijn ze gericht op een specifieke klant. Daarnaast is niet altijd duidelijk welk type uren precies mogen worden meegenomen in de administratie. Eén van de grootste bezwaren tegen de WBSO is dat het voor ontwikkelaars erg moeilijk is om zelf te bepalen of hun uren binnen de WBSO-aanvraag passen. Het volgende stappenplan kan daarbij helpen:
1. Bepaal welke medewerkers S&O-uren kunnen maken. Het moet hierbij gaan om mensen die technische werkzaamheden verrichten en op de loonlijst van het bedrijf staan. Alleen medewerkers met een echte dienstbetrekking kunnen uren schrijven. Ingeleende medewerkers, afstudeerders en de meeste stagiairs vallen buiten de regeling;
2. Deel projecten zoveel mogelijk op in kleinere projecten en bepaal of ze passen binnen de WBSO-aanvraag. Gebruik zoveel mogelijk specifieke omschrijvingen van de werkzaamheden binnen deze gemarkeerde projecten;
3. Verzamel alle uren uit de administratie en filter de werkzaamheden eruit die geen S&O-werk zijn, dus die geen betrekking hebben op het ontwikkelen van de nieuwe werkingsprincipes uit de WBSO-aanvraag. Werkzaamheden zoals documentatie schrijven, cursussen volgen en administratie voeren kunnen bijvoorbeeld niet als S&O-werk worden aangemerkt. Onderzoek, experimenteren, technische oplossingen uitdenken, prototypes maken en technisch testwerk komen juist wel in aanmerking.
4. Bespreek de projecten met de projectmanagers en evalueer regelmatig of iedereen het gevoel heeft dat de deelprojecten goed vertegenwoordigd zijn in de WBSO-aanvraag. Noteer waar dit afwijkt, zodat de volgende WBSO-aanvraag daarop kan worden ingericht.
De urenadministratie moet inzicht geven in het aantal uur dat per persoon aan ieder WBSO-project is gewerkt. Dit is een logische eis, omdat het financiële voordeel is gebaseerd op het aantal ontwikkeluren. Toch is het voeren van een goede urenadministratie voor veel bedrijven lastig. Het kan zijn dat de WBSO-projecten niet één-op-één gelijk zijn aan de projecten binnen het bedrijf. Soms vallen projecten maar voor een deel binnen de definitie van Speur- en Ontwikkelingswerk (S&O-werk), of zijn ze gericht op een specifieke klant. Daarnaast is niet altijd duidelijk welk type uren precies mogen worden meegenomen in de administratie. Eén van de grootste bezwaren tegen de WBSO is dat het voor ontwikkelaars erg moeilijk is om zelf te bepalen of hun uren binnen de WBSO-aanvraag passen. Het volgende stappenplan kan daarbij helpen:
1. Bepaal welke medewerkers S&O-uren kunnen maken. Het moet hierbij gaan om mensen die technische werkzaamheden verrichten en op de loonlijst van het bedrijf staan. Alleen medewerkers met een echte dienstbetrekking kunnen uren schrijven. Ingeleende medewerkers, afstudeerders en de meeste stagiairs vallen buiten de regeling;
2. Deel projecten zoveel mogelijk op in kleinere projecten en bepaal of ze passen binnen de WBSO-aanvraag. Gebruik zoveel mogelijk specifieke omschrijvingen van de werkzaamheden binnen deze gemarkeerde projecten;
3. Verzamel alle uren uit de administratie en filter de werkzaamheden eruit die geen S&O-werk zijn, dus die geen betrekking hebben op het ontwikkelen van de nieuwe werkingsprincipes uit de WBSO-aanvraag. Werkzaamheden zoals documentatie schrijven, cursussen volgen en administratie voeren kunnen bijvoorbeeld niet als S&O-werk worden aangemerkt. Onderzoek, experimenteren, technische oplossingen uitdenken, prototypes maken en technisch testwerk komen juist wel in aanmerking.
4. Bespreek de projecten met de projectmanagers en evalueer regelmatig of iedereen het gevoel heeft dat de deelprojecten goed vertegenwoordigd zijn in de WBSO-aanvraag. Noteer waar dit afwijkt, zodat de volgende WBSO-aanvraag daarop kan worden ingericht.
Projectadministratie
Naast de urenadministratie moet ook worden bijgehouden hoe de voortgang is van de WBSO-projecten. Er zijn geen vaste vereisten voor de projectadministratie, maar het moet gemakkelijk te bepalen zijn wat er is gedaan en welke resultaten er zijn behaald, alles met een focus op techniek. Een voortgangsrapportage per project is ideaal, aangevuld met een verzameling van documenten die inzicht geven in de vorderingen. Dit kan van alles zijn, zoals technische documenten, tekeningen, e-mails in verband met techniek, verslagen van technisch overleg, prototypes of foto's daarvan, testverslagen, etc.
Het is altijd van belang dat controleurs kunnen vaststellen of de documenten uit de juiste periode komen, dus voeg waar mogelijk een datum toe.
Naast de urenadministratie moet ook worden bijgehouden hoe de voortgang is van de WBSO-projecten. Er zijn geen vaste vereisten voor de projectadministratie, maar het moet gemakkelijk te bepalen zijn wat er is gedaan en welke resultaten er zijn behaald, alles met een focus op techniek. Een voortgangsrapportage per project is ideaal, aangevuld met een verzameling van documenten die inzicht geven in de vorderingen. Dit kan van alles zijn, zoals technische documenten, tekeningen, e-mails in verband met techniek, verslagen van technisch overleg, prototypes of foto's daarvan, testverslagen, etc.
Het is altijd van belang dat controleurs kunnen vaststellen of de documenten uit de juiste periode komen, dus voeg waar mogelijk een datum toe.
Waarom is het in coronatijd anders?
De coronacrisis verandert niet de eisen die aan de administratie worden gesteld. Wel is het zo dat controles van RVO momenteel alleen op afstand worden gedaan, omdat het bezoeken van bedrijven nu eenmaal lastiger is geworden. In voorgaande jaren kwamen controleurs van RVO lang bij het bedrijf en werd eerst een algemeen gesprek gehouden over de achtergrond van het bedrijf, de mensen die er werken en de manier waarop met de WBSO wordt omgegaan. Vaak werd ook een rondleiding gehouden. Hierna kwam men toe aan de controle van de administratie, waarbij nog veel toelichting vanuit het bedrijf kon worden gegeven. Dit betekende dat de controle een geleidelijk verloop had en de beoordeling niet alleen werd gebaseerd op de aanwezige documentatie. De controleurs gaven ook vaak aan dat voor de controle het algehele beeld van het bedrijf bepalend was.
In de huidige tijd worden controles zoals gezegd op afstand gedaan. Daarbij wordt verzocht om de volledige urenadministratie op te sturen en eventueel de projectadministratie van één of meerdere projecten. De mogelijkheid om hier een uitgebreide mondelingen toelichting op te geven bestaat hierdoor niet meer. Vandaar dat het van groot belang is om de administratie voor zich te laten spreken. Voor de urenadministratie zal dat geen verandering vergen. Hieruit moet net als altijd blijken hoeveel uren er per project zijn besteed en door wie. Maar voor de projectadministratie kan het zinvol zijn om nog eens extra te kijken of het juiste beeld wel uit de administratie naar voren komt. Misschien zijn er wel extra onderbouwende documenten, zoals verslagen van technisch overleg, of foto's van flip-overs tijdens brainstormsessies. Ook is het misschien goed om wat vaker een kort verslag te schrijven over de voortgang van de WBSO-projecten.
Heeft u vragen over uw WBSO-administratie, of wilt u één van onze experts een beoordeling laten uitvoeren? Neem dan contact op met Innocision. Wij kunnen u op vele manieren helpen, van het geven van enkele tips, tot aan het begeleiden van de volledige administratie. Bel ons gerust voor een vrijblijvend gesprek.
De coronacrisis verandert niet de eisen die aan de administratie worden gesteld. Wel is het zo dat controles van RVO momenteel alleen op afstand worden gedaan, omdat het bezoeken van bedrijven nu eenmaal lastiger is geworden. In voorgaande jaren kwamen controleurs van RVO lang bij het bedrijf en werd eerst een algemeen gesprek gehouden over de achtergrond van het bedrijf, de mensen die er werken en de manier waarop met de WBSO wordt omgegaan. Vaak werd ook een rondleiding gehouden. Hierna kwam men toe aan de controle van de administratie, waarbij nog veel toelichting vanuit het bedrijf kon worden gegeven. Dit betekende dat de controle een geleidelijk verloop had en de beoordeling niet alleen werd gebaseerd op de aanwezige documentatie. De controleurs gaven ook vaak aan dat voor de controle het algehele beeld van het bedrijf bepalend was.
In de huidige tijd worden controles zoals gezegd op afstand gedaan. Daarbij wordt verzocht om de volledige urenadministratie op te sturen en eventueel de projectadministratie van één of meerdere projecten. De mogelijkheid om hier een uitgebreide mondelingen toelichting op te geven bestaat hierdoor niet meer. Vandaar dat het van groot belang is om de administratie voor zich te laten spreken. Voor de urenadministratie zal dat geen verandering vergen. Hieruit moet net als altijd blijken hoeveel uren er per project zijn besteed en door wie. Maar voor de projectadministratie kan het zinvol zijn om nog eens extra te kijken of het juiste beeld wel uit de administratie naar voren komt. Misschien zijn er wel extra onderbouwende documenten, zoals verslagen van technisch overleg, of foto's van flip-overs tijdens brainstormsessies. Ook is het misschien goed om wat vaker een kort verslag te schrijven over de voortgang van de WBSO-projecten.
Heeft u vragen over uw WBSO-administratie, of wilt u één van onze experts een beoordeling laten uitvoeren? Neem dan contact op met Innocision. Wij kunnen u op vele manieren helpen, van het geven van enkele tips, tot aan het begeleiden van de volledige administratie. Bel ons gerust voor een vrijblijvend gesprek.